إذا كنت تدير فندق أو نُزُل أوأي منشأة سكنية باستخدام جدول بيانات (إكسل)، فقد تكون مستعدًا لكارثة. لا شك في أن برنامج (إكسل) يعد برنامجًا قويًا ومفيدًا تستخدمه جميع الشركات تقريبًا في العالم، ولكن وفقًا لشركة “برايس ووترهاوس كوبرز الدولية” فإن معظم جداول البيانات تحتوي على أخطاء. فقد أصبحت جداول البيانات من الأساليب التقليدية و يجب استبدالها بـبرنامج إدارة فنادق.

 

4  أسباب لوقف استخدام جداول البيانات (إكسل) واستبدالها ببرنامج إدارة فنادق

هناك العديد من الأمور التي تجعل من جداول بيانات الإكسل شيء قديم وعديم الفائدة ويستوجب استبداله، ولعل أهم هذه الأسباب هو الآتي:

1-توفير الوقت الضائع[1]

من الصعب حساب مقدار الوقت الذي يضيعه أصحاب الفنادق باستخدام عملية يدوية مثل (الإكسل) لإدارة ممتلكاتهم، لكننا نعرف أنها مهمة. صحيح أن لدى جداول البيانات (الإكسل) العديد من الوظائف المفيدة لكنه عرضة للخطأ، إذ يمكن لخلية واحدة تالفة أن تدمر جدول البيانات بأكمله.

عند استخدام ملف (الإكسل) لإدارة النفقات والجداول الزمنية وما إلى ذلك، فمن المحتمل أن يستخدم عدة أشخاص نفس المستند مما يتسبب في حدوث الكثير من الأخطاء والكوارث.

  • السيناريو1: يستخدم موظفو مكتب الاستقبال جداول البيانات لإدارة الحجوزات وتأكيد رسائل البريد الإلكتروني. يرسل الموظف رقم 1 العديد من رسائل البريد الإلكتروني للتأكيد ولكنه ينسى وضع علامة عليها. في وقت لاحق، يأتي الموظف رقم 2 ويعتقد أن رسائل البريد الإلكتروني لم يتم إرسالها ويعيد العمل مما يؤدي إلى تكرار العمل وتضييع الوقت، على العكس تمامًا إذا قمت باستخدام برنامج إدارة فنادق ستتمكن من وصول جميع الرسائل بسرعة وسهولة، ومن دون أي أخطاء.
  • السيناريو 2:يتم تحديث حجوزاتك في (إكسل) عدة مرات في اليوم، كل ذلك أثناء إجراء عمليات الحجز والإلغاء بشكل مستمر عبر وكالات السفر الإلكترونية “OTAs”. ومع استخدام ال(إكسل) يمكن للضيوف الإلغاء والحجز، مما يجعل جداول البيانات الخاصة بك دائمًا قديمة و صعب تحديثها. والعكس عند استخدام برنامج إدارة فنادق، ستتمكن من الربط مع وكالات السفر الإلكترونية، مما يخلصك من العديد من الأخطاء المتوقعة.
  • السيناريو 3: يحفظ الموظف النسخة القديمة من جدول البيانات بالخطأ. تفتح أنت أو موظف آخر جدول البيانات القديم وآخر المعلومات غير متاحة وتقوم بتشغيل نوبة كاملة بشكل غير صحيح، وبالتالي تفقد جميع التحديثات التي تمت مما يتسبب في ضياع المزيد من الوقت.

**ملحوظة: يسبب برنامج ال(إكسل) الكثير من الأخطاء، على العكس عندما تعمل مع نظام آلي، يمكنك تجنب العمل المزدوج وتجنب الالتباس.

2-الحد من الأخطاء المتكررة

هل تعلم أن 90٪ من جداول البيانات تحتوي على خطأ وأن 100٪ تقريبًا من جداول البيانات التي تحتوي على أكثر من 200 صف تحتوي على خطأ ؟ أجرت شركة “برايس ووترهاوس كوبرز الدولية” دراسة توضح عدم دقة جداول بيانات (إكسل) بالأدلة القطعية، وقد وجدت الشركات الأمريكية الكبرى أخطاء جسيمة في جداول البيانات الخاصة بها من ضمنها الآتي:

  • تسبب خطأ جدول بيانات Kodak في انخفاض الدخل المعاد بمقدار 11 مليون دولار.
  • لقد واجهت شركة فاني ماي خطأً في تقدير مكاسبها بمقدار 1.3 مليار دولار.
  • كان لدى Fidelity حساب توزيعات أرباح بقيمة 2.6 مليار دولار مما أدى إلى توزيع 4.32 دولار لكل سهم بالخطأ بسبب علامة الطرح في الخلية. في الواقع، كان هناك خسارة بقيمة 1.3 مليار دولار.

صحيح أن هذه هي الأمثلة الأكثر تطرفًا لخطأ جدول بيانات (إكسل). ولكن، إذا كانت هناك مليار دولار من الشركات التي لديها مئات من المحاسبين تعاني من أخطاء (إكسل)، فماذا عن الفندق الخاص بك، بالطبع سوف تتسبب أخطاء (إكسل) في حدوث مشكلات مالية وتحفظات، لذا ننصحك بـاستبداله بـبرنامج إدارة فنادق.

3-سوء الفهم

 

كما ذكر أعلاه، عندما يستخدم عدة أشخاص نفس جدول البيانات، فإن الأخطاء لا مفر منها. التدريب المناسب ضروري لأي نظام. لكن الفرق بين نظام ال(إكسل) والبرامج الأخرى هو أنه يمكنك التعامل بسهولة معه. إذا يعمل ال(إكسل) بشكل صحيح عند استخدام الفئات والعلامات والمعرفات الأخرى. ولكن، قد يقوم موظفيك بـتفسير العلامات والفئات بشكل مختلف.

كذلك توجد ميزات أمان قليلة في (إكسل) تمنع المستخدمين من تغيير الوظائف والتسميات. ومن السهل عدم حفظ التغييرات أو حفظ الملفات المكررة. مما يتسبب فقدان بعض المعلومات المهمة، على عكس استخدام برنامج إدارة فنادق يمكنك من إدارة المستخدمين، وإدارة الحجوزات و الأسعار، إلى جانب عمل التقارير الهامة.

تعرف أكثر على الخدمات المقدمة من برنامج (تسكين) لإدارة الفنادق هنا.

4-عدم حماية البيانات

معظم الشركات التي تستخدم جداول البيانات لا تقوم بحمايتها عن طريق كلمات المرور، وجداول البيانات لا تمنعك من الخروج بعد فترة زمنية معينة مما يسهل الوصول إلى المعلومات الشخصية والتجارية الخاصة بك إذا قام شخص ما بالوصول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك، على عكس البرامج الإلكترونية التي تسمح لك بالبقاء لفترة محدودة في حال عدم الاستخدام.

كما أن استخدام برنامج إدارة الفنادق يكون محمي بكلمة مرور، ويتم تشفير المعلومات الهامة والحساسة، مما يحافظ على جميع البيانات بشكل آمن. كما أنها لا يمكن الحصول عليها بسهولة كما هو الحال في جداول البيانات التي تمكن الموظف أو المتسلل على تكرار المعلومات بسهولة، فكل ما يتطلبه الأمر هو أن يقوم شخص ما ب “حفظ بإسم” ويمكن مشاركة جميع معلوماتك بكل سهولة.

الحل

على الرغم من أن جداول بيانات (إكسل) رائعة بالنسبة للعديد من المهام، فلا ينبغي استخدامها لإدارة الممتلكات الخاصة بك. يمكن أن تؤدي المخاطر المرتبطة بجداول البيانات إلى أخطاء مكلفة. على عكس النظام القائم على السحابة حيث يقلل من إرباك الموظف والضيف. حيث تعمل إجراءات الأمان والتشفير على الحفاظ على أمن الأنظمة أثناء إتمام العديد من العمليات، ومن الأسهل تدريب موظفيك على استخدام برنامج إدارة فنادق بدلاً من الحفاظ على جداول البيانات الهشة.

ترقية عملك مع برنامج إدارة فنادق سوف يمكنك من توفير الوقت والمال، مقارنة بإدارة الممتلكات الخاصة بك باستخدام جدول البيانات، احصل على تجربتك المجانية من تسكين الآن، وانسى مشاكل جداول البيانات المملة.