إدارة الفنادق من أي حجم ليست بالأمر الهين. فإن أصحاب العقارات الصغيرة و المتوسطة هم المسؤولون عن إنشاء التقارير يدويًا كل يوم، وهو أمر مرهق و يتطلب المزيد من الجهد، لذا لقد أنشأنا قائمة بالتقارير الستة المسائية التي تقدمها لك برامج ادارة الفنادق والوحدات السكنية  و التي يجب أن تعمل بها لضمان سلاسة التشغيل. ستساعدك هذه التقارير في قياس النجاح واستكمال التقارير الأسبوعية والشهرية أيضًا.

6 تقارير يجب أن تتطلع عليها كل ليلة من خلال برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية

كما ذكرنا مسبقًا هناك العديد من التقارير التي توفرها برامج إدارة الفنادق و الوحدات السكنية لتحسين مهام الفندق الخاص بك و تعزيز تجربة الضيف، وفيما يلي أهم هذه التقارير:

1- تقرير الإشغالات

ما هو: هذا التقرير يسرد الإيرادات المحققة في فترة زمنية ما قد تكون يوم أو أسبوع أو شهر، كما يوضح لك سعر الغرفة و الضرائب و جميع الإيرادات الأخرى الخاصة بالغرفة. لذا يجب أن تقوم بـإجراء هذا التقرير كل يوم من أجل معرفة مقدار الإيرادات التي تأتي إلى الممتلكات الخاصة بك كل يوم. و من ثم يمكنك استخدم هذا التقرير لتحديد المشكلات المحتملة، على سبيل المثال، يمكنك مقارنتها بنسبة الإشغال و تقرير أمين الصندوق للتأكد من أن إيراداتك تقع ضمن النطاق الطبيعي لشغلك الحالي.

المخاطر: إذا قررت عدم القيام بهذا التقرير، فقد تواجه عدة مشاكل. على سبيل المثال، إذا نسي الموظف تسجيل عملية الخروج و لكن تم تسجيل إيراداته، فسيؤدي ذلك إلى حدوث مشكلات محاسبية لاحقًا. فبدلاً من الاضطرار إلى إجراء تعديلات لاحقًا، يمكنك التقاطه على الفور و تقليل التشويش لاحقًا.

ونظرًا لأن تجهيز هذا التقرير بشكل يومي يعد أمرًا مزعجًا ويتطلب وقت طويل، لذا تقدم لك برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية خدمة تقرير الإشغالات حتى تتمكن من معرفة إيرادات عملك كل يوم بسرعة وسهولة في آن واحد.

2- تقرير أمين الصندوق

ما هو: يعد تقرير أمين الصندوق واحد من أهم التقارير التي توفرها لك برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية  حيث أن كل أمين الصندوق أو مستخدم يحتاج إلى تقرير مراجعة  في نهاية اليوم. يتضمن التقرير حركة الصندوق من إيرادات و مصروفات يومية مع تحديد التفاصيل لكل معاملة يتم بيعها حسب الفئة و البند. ويجب أن يتضمن أيضًا تفاصيل طرق الدفع بما في ذلك النقد و بطاقات الائتمان (ماستركارد، فيزا، أميكس، إلخ)، وغيرها من الوسائل. والغرض من هذا التقرير هو التحقق من كل مصدر إيرادات و تكلفة و موازنته.

و عند إنشاء تقرير أمين الصندوق، يجب أن يتضمن الآتي:

  • تعريف أمين الصندوق أو المستخدم
  • الفئة / القسم
  • نوع الدفع

المخاطر: إذا لم يكمل الموظف أو المستخدم تقارير أمين الصندوق اليومية، فقد تخلق مشاكل في المحاسبة مستقبلا. إذ تتيح لك هذه التقارير رؤية الحركة اليومية للصندوق و تتبعها بمرور الوقت و تحديد المشكلات عند حدوثها.

كما أنه يساعد في معرفة أفضل الموظفين لاختياره في منصب  أمين الصندوق ، إذ يظهر التقرير اليومي مستويات التدفق النقدي أو المخزون. فإذا كان هناك نقص في النقد أو المخزون، فسوف تعرف بالضبط من المسؤول عن تلك الفترة الزمنية.

ستساعدك برامج إدارة الفنادق و الوحدات السكنية  في إنشاء التقارير اليومية، ومن ثم إنشاء تقارير شهرية بسهولة، مما يساعد في إعداد تقارير ربع سنوية، والتي تساعد بعد ذلك في التقارير السنوية وما بعدها.

3-  تقرير النزلاء

ما هو: يمنحك هذا التقرير إمكانية الاطلاع على عملائك حسب تصنيفات عديدة مثل (عدد الزيارات و الأموال المدفوعة و الدولة/المدينة) إذ يشمل هذا التقرير أهم البيانات الخاصة بالنزلاء، وذلك لإنشاء مصدر واحد يضم تعريف شامل للضيف. فعند النظر إلى الأهداف الرئيسية لفندقك، ستجد أنها تضمن جني الأرباح، زيادة رضا الضيوف و كسب ولاء النزلاء، حيث أن تحديد أكثر الضيوف قيمة لك يسمح لك بالاتصال أثناء إقامتهم، و يغريهم بالعودة، و عمل عروض مخصصة لهم.

لذا تقدم لك برامج إدارة الفنادق و الوحدات السكنية تقرير النزلاء، الذي يتيح لك الفرصة لفهم احتياجات و رغبات ضيوفك و تقديم تجارب سلسة للعملاء طوال فترة إقامتهم.

المخاطر: إذا لم تقم بالإطلاع على تقرير النزلاء كل يوم، لن تتمكن من معرفة أفضل ضيوفك، و بالتالي ستصبح عملية التسويق أكثر صعوبة،  حيث أن معرفة من أين يأتي ضيوفك تمكنك من تقديم أفضل الخدمات لهم و وضع إستراتيجية تسويق مربحة.

4- تقرير الحجوزات

ما هو: يتضمن هذا التقرير قائمة القادمين لليوم التالي ويتضمن بعض المعلومات الأساسية من ضمنها الآتي:

  • رقم الحجز / التأكيد
  • اسم الضيف
  • تاريخ الوصول
  • تاريخ المغادرة
  • عدد الليالي
  • نوع الغرفة المحجوزة

يجب على المسؤول و المدقق أيضًا إصدار تقرير الحجوزات و التأكد منها إذ يساعدك التقرير في تحديد غرف الضيوف التي تم تخصيصها من قبلهم  و تلك التي لم يتم تعيينها.فتحتاج إلى التأكد من أن الغرف المخصصة ستكون متاحة عند تسجيل الوصول و تحديد مكان إقامة الضيوف للغرف الغير مخصصة. كذلك يمكنك متابعة المستحقات المالية، ومعرفة ما إذا تم دفعها أم لا.

يساعدك تقرير الحجوزات أيضًا على تتبع عدم الحضور. إذا لم يقم الضيف بتسجيل الوصول و قام بإلغاء حجزه بعد ذلك، فسيقوم تقرير الحجوزات من الكشف عنه. بعد ذلك، يمكنك إجراء التغييرات اللازمة في نظام إدارة الممتلكات الخاصة بك بحيث تظل عمليات التدقيق اليومية و تقارير المغادرة دقيقة.

المخاطر: إذا لم تقوم باستخدام برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية  في عمل تقرير الحجوزات بشكل يومي، فمن المحتمل أن يصبح موظفو مكتب الاستقبال لديك في حالة من الضغط و التوتر.كما تساعد تقارير الوصول في منع عمليات الحجز الزائد مع تمكينك من التخطيط للوجستيات اليوم، كذلك تمكنك من الحفاظ على أموالك و الحصول على جميع مستحقاتك.

5- تقرير آراء النزلاء

ما هو: هذا التقرير يمكنك من معرفة جميع آراء النزلاء، لمعرفة مدى رضاهم عن الخدمة المقدمة. فقد تحتاج إلى تطوير عملك وإضافة بعض الخدمات الجديدة، وحتى تتمكن من القيام بذلك يجب معرفة نقاط القوة و الضعف في الفندق الخاص بك. لذا تقدم لك برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية  تقرير آراء النزلاء الذي يتم وضعه وفقًا لمعايير رئيسية وأساسية لأي فندق، لكي يمنحك القدرة على التعرف على المشاكل التي تواجه العملاء، وتوفير حلول لها.

أصدر TripAdvisor بعض الأبحاث بخصوص آراء النزلاء، وقد شملت الآتي:

  • 96 ٪ من الضيوف يعتبرون المراجعات مهمة عند البحث عن فندق.
  • سوف يقرأ 79٪ من ضيوفك بين 6 إلى 12 تقييمًا قبل اتخاذ قرار الإقامة.
  • 85 ٪ من النزلاء يؤكدون على أن المراجعة ستحسن من انطباعهم عن الفندق.

تعد الاستجابة للمراجعات عبر الإنترنت، الإيجابية و السلبية على حد سواء، جزءًا أساسيًا من أعمال الفنادق، إذ تقيس المراجعات مدى شعور الآخرين بالخدمات التي تقدمها. ويعد استخدام المراجعات الإيجابية للمساعدة في تعزيز جهودك الجيدة بنفس أهمية الحصول على فرصة للإجابة عن المراجعات السلبية.

لذا إذا تمت إضافة الضيف إلى قاعدة بيانات البريد الإلكتروني، تقوم  برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية بإرسال بعض الرسائل النصية التفاعلية لتحسين تجربة الضيف، كما سيطلب منه بعض المراجعات، لعمل تقرير آراء النزلاء، بشكل سلس وسريع، لذا يعد إعداد بريد إلكتروني تلقائي ليتم إرساله مباشرةً من نظام إدارة الممتلكات الخاص بك بعد يومين أو 3 أيام من تسجيل المغادرة طريقة رائعة لجمع التعليقات.

للمزيد من المعلومات عن خدمة الرسائل النصية التفاعلية المقدمة من تسكين اضغط هنا.

المخاطر: إذا لم تقوم بإجراء تقرير آراء النزلاء، لن تتمكن من تطوير خدماتك و لن تعرف نقاط القوة والضعف للفندق الخاص بك، وبالتالي ستفقد العملاء الحاليين، وقد تفقد بعض الضيوف المحتملين أيضًا وفقًا لأبحاث TripAdvisor  السابق ذكرها.

6- تقرير سجل الأنشطة

ما هو: تقرير سجل الأنشطة هو المرجع الرقابي الذي يساعد على تتبع جميع الأنشطة أو العمليات التي يقوم  بها أحد المستخدمين في النظام  و ذلك يشمل جميع الأنشطة مثل (القيام بخصم خاص لحجز ما أو ترقية الحجز، استلام/استرجاع  المبالغ و غيرها).

في كثير من الأحيان عندما يمدد ضيف إقامته، يتعين عليه إنشاء حجز جديد، و غالبا ما يتم إنشاء الحجز الجديد من خلال طريقة مختلفة عن الحجز الأصلي. على سبيل المثال، حجز الضيف في الأصل على booking.com، لكنه قام بتمديد إقامته عبر الحجوزات المباشرة. غالبًا لا يمكن الجمع بين هذين التحفظين، لذلك يجب عليك إما التأكد من إعادة تخصيص الغرفة أو الانتقال إلى غرفة جديدة.

أيضا، الحجوزات المستمرة غالبا ما تعني أن سعر الليلة الواحدة مختلف. لذلك، يجب الإبلاغ عن سعر الغرفة الصحيح حتى يكون تقرير الغرفة والضريبة دقيقين، لذا تقدم لك برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية خدمة تقرير سجل الأنشطة حتى تتمكن من القيام بهذه المهام بسهولة و سرعة في آن واحد.

المخاطرة : إذا لم تقم بعمل تقرير سجل الأنشطة، فإنك تواجه خطر تعيين الضيوف الواصلين إلى الغرف المشغول مما يسبب استياء الضيوف و خسارتهم. كذلك قد تعاني من مشكلة كبيرة عند حساب الإيرادات، إذا لم يتم تسجيل الخصومات أو إسترداد المبالغ.

الخلاصة: هناك العديد من التقارير التي تحتاجها لإدارة الممتلكات الخاصة بك بشكل صحيح من أجل العمل بسلاسة. ستساعدك التقارير الستة المدرجة في تتبع عائدك اليومي بشكل أفضل وإدارة حجوزاتك بفعالية و كسب رضى و ولاء عملائك.

تساعدك برامج إدارة الفنادق والوحدات السكنية مثل تسكين على إنشاء هذه التقارير بسهولة. إذ تشتمل إدارة الفندق على الكثير من المهام، لذا فإن امتلاك الأدوات اللازمة لإنشاء تقارير دقيقة أمر ضروري للقيام بعملك على أتم وجه، ابدأ تجربتك المجانية من تسكين الآن، ولاحظ الفرق بنفسك.