تشغيل العمليات الفندقية يشعرك و كأنه مزيج من السحر، يستغرق الأمر وقتًا و جهدًا كثيرا لتحسين العمليات الفندقية وإدارة الأفراد والتأكد من دقة التفاصيل و سلامتها. في تسكين لإدارة الفنادق، يعمل مدربو العملاء مع خصائص مستقلة كل يوم، ويفهمون ما يتطلبه الأمر لتشغيل العمليات الفندقية بشكل سلس، وكيفية إصلاح المشاكل الشائعة، سوف يجعلنا هذا نتساءل كيف يمكن لمدربي العملاء و مديري التنفيذ و مالكو العقارات فعل كل هذا لإعداد أنفسهم للنجاح.

كيفية تهيئة ممتلكاتك لمرحلة النجاح

1. الاستعداد لهذا اليوم

يعلم مديري ومالكي العقارات الناجحة أن الاستعداد لليوم التالي هو أفضل طريقة لضمان تشغيل العمليات الفندقية بطريقة سلسة، إذ تقوم عمليات التدقيق والتقارير المسائية بإعداد موظفيك لأي أمر في اليوم التالي، ومن المحتمل أن يكون لديك بالفعل نظام للتقارير اليومية والأسبوعية، ولكن هناك دائمًا مجال للتحسين، وتعد تقارير الوصول و المغادرة ضرورية لاستكمال كل ليلة قبل بدء اليوم التالي، و التي تساعدك في معرفة عدد الأشخاص الذين يقومون بتسجيل الوصول و المغادرة و عدد الضيوف المتواجدون في فندقك من أجل تخصيص مواردك وفقًا لذلك.

التحضير هو مفتاح النجاح للمديرين والموظفين، سيستفيد مدراء الفندق و موظفو مكتب الاستقبال و الموظفون الآخرون من معرفة عدد الأشخاص الذين يتدفقون داخل و خارج العقار، على سبيل المثال، إذا تم حجز فندقك اليوم و غدًا، ولكن هناك زيادة في الإشغال بنسبة 80٪، سيعرف الموظفون أنه سيكون يومًا مزدحمًا بالمهام بلا توقف، في المقابل، إذا لم يكن اليوم التالي مزدحما، يمكنك التخطيط لك و لموظفيك للعمل في مشاريع جانبية أخرى تتجاوز واجباتهم اليومية.

2. أهمية المحاسبة المالية الخاصة بك

من أجل توفير الوقت وتقليل الإحباط في نهاية كل شهر، من المهم تشغيل التقارير المالية اليومية ومراجعتها، وفيما يلي بعض النصائح حول كيفية الحفاظ على الحسابات الخاصة بك على المسار الصحيح:

  • تشغيل التقارير المالية اليومية بما في ذلك تقارير أمين الصندوق و تقارير الحجوزات و تقارير سجل الأنشطة، حيث يقدم العديد من أنظمة إدارة الممتلكات مثل تسكين لإدارة الفنادق، تقارير مالية يومية تحسب تلقائيًا جميع المعلومات المتاحة من النظام.
  • تغيير خزنة النقود الخاص بك بانتظام، عندما تترك خزنة النقود مفتوحة، يكون من الصعب حساب الفروقات في النقد و أنواع الدفع الأخرى. فكلما تركت خزنةً نقدية مفتوحة، تزداد صعوبة تعقّب المشاكل مثل فقدان النقود و حساب التعديلات.
  • تحقق من ضيوفك القادمين و المغادرين: تحتاج إلى التأكد من أن النظام الذي تستخدمه يعكس نشاط الفندق، مما سيؤدي إلى الحفاظ على دقة جميع التقارير وإظهار الإيرادات بدقة، حيث تعمل برامج إدارة الفنادق على إعداد التقارير بشكل رائع عندما تقوم بتحديثه بشكل مستمر.
  • تأكد من تطابق جميع تقاريرك: يجب أن يعرض تقرير الإيرادات و تقرير المعاملات والتقارير اليومية وما إلى ذلك الأرقام نفسها،و إذا لم تتطابق، فقم بالبحث عن مصدر المشكلة بشكل عاجل و دون تأخير، مما سيساعدك كثيرًا عندما يأتي موسم الضرائب.
  • سجل جميع المدفوعات الخاصة بك: تتبع جميع المدفوعات خلال برنامج إدارة الفنادق و بناءً على كيفية إدارة الممتلكات الخاصة بك، حيث يمكنك تحصيل المدفوعات بعدد من الطرق المختلفة. و بغض النظر عن كيفية تحصيل المدفوعات، تأكد من وضعها في البرنامج الخاص بك حتى تعكس تقاريرك نشاطك الحقيقي.

تعرف أكثر على خدمة مؤشرات الأداء و التقارير المقدمة من تسكين هنا..

3. إنشاء تقرير المطابقة

يعد تقرير التسوية أو المطابقة جزءًا مهمًا من الأنشطة المحاسبية، حيث يساعدك تقرير التسوية في التحقق من أن جميع الأرقام الخاصة بك مضافة لتقاريرك المختلفة، فأنت تريد التأكد من أن الأموال الواردة و المدفوعات يتم حسابها في الوقت الصحيح و بالطريقة الصحيحة.

نقترح عليك استخدام التقارير التي يتم إنشاؤها تلقائيًا و التي ينشئها نظام إدارة الممتلكات باستخدام جدول بيانات منفصل، وللتأكد من مطابقة جميع الأرقام الخاصة بك، أنشئ نموذجًا لـجدول بيانات يشمل جميع الخصائص و الفئات الخاصة بك من أجل استخدامها كأساس يمكنك العثور عليه، فمثلا بالنسبة لأي نوع من الممتلكات، فأنت تريد إنشاء فئات مختلفة بناءً على أنواع الغرف أو الأسرة كما يمكنك تصنيف نوع و مكان إقامتك، فمثلا تقوم بتوزيع ايراداتك حسب أنواع الغرف مثل غرفة فردية، غرفة مزدوجة، جناح، جناح مزدوج وما إلى ذلك. فأنت تعلم أن التعديلات لا مفر منها، و سيساعدك تقرير التسوية في حسابها على أساس منتظم.

4. تقرير داخلي

لا بد من طبع نسخة ورقية من التقرير الداخلي للفندق يوميًا من أجل الحفاظ على سير العمليات الفندقية بشكل سلس. ففي حالة تعطل الإنترنت أو إذا واجهك خلل في النظام، من المهم أن تعرف المتواجدون لديك، و ستساعدك طباعة نسخة ورقية من الحصول على أسماء الضيوف و الاتصال بهم في حالة حصول أي أمر طارئ.

5. التدريبات اليومية

غالبًا ما تواجه الفنادق نوعًا من الهدوء خلال النهار، لذلك يلزم تطبيق برنامجًا تدريبيًا للفريق في أوقات الراحة من أجل تنفيذ العمليات الفندقية بالشكل المطلوب، ويتم التركيز في البرنامج على مهارات التواصل التي من شأنها تحسين لقاءاتهم اليومية مع الضيوف، و كيفية العمل بشكل أفضل كفريق واحد، و بقائهم متحمسين، و الذكاء العاطفي، إلخ.

التدريبات اليومية هي وسيلة رائعة للحفاظ على فريقك مشغولًا خلال أوقات الفراغ، و لكن التدريبات ليست سوى واحدة من العديد من الأمور التي يمكنك أو موظفيك إكمالها خلال أوقات الفراغ.

وأخيرًا.. تشغيل العمليات الفندقية من أي حجم ليس بالأمر السهل، فإكمال المهام بشكل يومي و روتيني سيساعدك أنت و موظفيك على إجراء العمليات الفندقية بشكل أكثر سلاسة و تخفيف التوتر. قم بإنشاء و اتباع استراتيجية لإدارة أموالك و ضيوفك و موظفيك، فعندما تضيف مهام صغيرة إلى روتينك اليومي، فسوف تعد نفسك للنجاح على المدى الطويل.