يعد المكتب الأمامي في الفندق (مكتب الاستقبال) واجهة الفندق و أحد أهم المواقع لكونه أول و آخر نقطة اتصال للضيف في  الفندق، إذ يتعين على كل ضيف التفاعل مع مكتب الاستقبال و الموظفين طوال زيارتهم، وغالبًا ما يكون مكتب الاستقبال مزدحمًا، مما يعني أن تسجيل الوصول و المغادرة و مساعدة الضيوف يستغرق وقتًا محددًا، لذلك يتم اللجوء إلى برنامج إدارة الفنادق للمساعدة في تنظيم أعمال مكتب الاستقبال بشكل مختلف و سريع و سهل.

مكتب الاستقبال مهم للغاية و هو من ضمن الأمور التي تميز علامتك التجارية، لذا يجب أن تكون جميع الخدمات الخاصة بالمكتب الأمامي سريعة و فعالة. ونظرًا لأهمية مكتب الاستقبال كأول مكان يقوم الضيف بالتعامل معه، قام برنامج تسكين للفنادق، بتقديم العديد من الأدوات الهامة التي تساعدك على تنظيم العمل بصورة فعالة، سواء كنت تدير فندق للخدمات المتكاملة أو المحدودة.

أهمية مكتب الاستقبال

مكاتب الاستقبال معظمها فريدة من نوعها، إذ يتعين على الفنادق الكبيرة المزدحمة تحسين خدماتها و سرعة العمل بها إذ تعتبر حلقة الوصل بين الضيوف و الفندق. فبناءً على نوع العقار و أهداف عملك، ستختلف الأدوات التى يمكنك استخدامها لتحسين عمليات مكتبك الأمامي و هذا أمر مهم يجب مراعاته لكي تصل إلى مستوى أعلى من توقعات ضيوفك عن مستوى الخدمة المقدمة.

من المحتمل أن يهتم المسافرون من رجال الأعمال بعامل السرعة، في حين يتوقع المسافرون بغرض الترفيه المزيد من الاهتمام، لذا قبل أن تقرر تحسين خدمات مكتبك الأمامي، من واجبك القيام بمعرفة و مراجعة ما يريده عملاؤك و ما يتوقعونه منك و من الفندق الخاص بك.

إنشاء قائمة مرجعية يومية

حتى تتمكن من إدارة العمل بشكل جيد، يجب الحصول على قائمة مرجعية يومية لإدارة مكتب الاستقبال، إذ تساعد القائمة في إنشاء نظام واضح  و لتبقى جميع الموظفين مسؤولين. و بناءً على عدد الموظفين لديك، قد يكون من المفيد أن يقوم موظفيك بـفحص و تقديم قوائم المراجعة الخاصة بهم كل يوم، و هذا الأمر قد يتطلب وقت و جهد كبير، لذا يقدم لك برنامج تسكين للفنادق خدمة إدارة المستخدمين التي تمكنك من تحديد المهام الخاصة بكل موظف.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير نزلًا و فيه معدل دوران التوظيف مرتفع، فقد تكون قوائم المراجعة اليومية ضرورية. ولكن، إذا كان لديك موظفون مخضرمون تلقوا تدريباً مكثفاً بمرور الوقت، ستصبح القائمة المرجعية بمثابة تذكير مفيد.

1. تجميع قائمة التقارير اليومية

برنامج تسكين للفنادق يقدم خدمة مؤشرات الأداء والتقارير التي يمكنها تسهيل رؤية أداء فندقك في لمحة سريعة و مبسطة، من خلال تقارير يومية. فهناك سبعة تقارير مختلفة لكل منها  خاصية أساسية ، و تشمل تقرير أمين الصندوق، تقرير الحجوزات، تقرير النزلاء، تقرير أسباب إلغاء الحجوزات، تقرير الإشغالات، تقرير آراء النزلاء و تقرير سجل الأنشطة.. لتعرف أكثر عن خدمة الأداء والتقارير من تسكين، أضغط هنا..

2. الاستعداد لاستقبال الضيوف

التحضير هو كل شيء!! يساعدك برنامج تسكين للفنادق في الاستعداد لاستقبال ضيوفك، وذلك من خلال الإطلاع على تقرير الحجوزات، والذي يقوم بعرض و تسجيل كافة الحجوزات التي تمت سواء من خلال الحجز المباشر أو عبر المنصات  الإلكترونية، و بمجرد معرفة الضيوف، يتعين عليك القيام باللازم لاستقبالهم، فنحن نعلم أن عمليات الوصول و المغادرة تتطلب المزيد من جهد و وقت الموظف حتى تتم على أكمل وجه، حيث أن التقرير أيضا يساعد في وضع الموظف المناسب في المكان المناسب لضمان النجاح.

فيجب أن يتضمن تقرير الوصول الخاص بك تصنيفات عديدة منها أسماء الضيوف، تحديد الغرفة، الملاحظات، وقت وصولهم المتوقع و غيره. فإذا كان للضيف متطلبات خاصة، فتأكد من تقديم كل طلب أو معالجة  أي مشكلة قبل وصوله.

3. الاستعداد للضيوف المغادرين

لضمان حصول ضيوفك المغادرين على خدمة مغادرة سلسة، يجب أن تعرف من و متى سيغادر بناءً على عمليات تسجيل الخروج الخاصة بـممتلكاتك في برنامج تسكين للفنادق.

بالطبع يجب أن يتم تسجيل الخروج بسرعة و دون أي أخطاء إذ قد تتعرض إلى خسارة بعض الأموال نتيجة لعدم تسجيل الخروج بشكل صحيح، لذا يقدم لك برنامج تسكين للفنادق خدمة تقرير أمين الصندوق، التي تقوم بتسجيل جميع العمليات المالية، وتقدم لك تقارير وافية حتى تتمكن من متابعة أعمالك بصورة صحيحة.

4. معرفة ضيوفك

من المحتمل أن يحتاج ضيوفك في الفندق إلى قضاء وقت مع موظفي مكتب الاستقبال مقارنة بالضيوف الواصلين و المغادرين، ولكن قد يحتاج الضيف إلى طرح بعض الأسئلة الهامة أو قد يكون لديهم بعض المتطلبات، لذا يجب أن يحرص موظفيك على التحدث مع الضيوف قليلًا و تلبية رغباتهم.

و بذلك يقدم لك برنامج تسكين خدمة تقرير النزلاء، التي تمكنك من الحصول على كافة المعلومات اللازمة للتعرف على ضيوفك، و وضع خطة محكمة لتلبية طلباتهم.

5.  إعداد قائمة المهام اليومية

يجب أن تتضمن خطة عملك  قائمة بجميع المهام التي يقوم بها الموظفون كل يوم، وذلك لتسهيل العمل و ضمان إنجاز المهمات بشكل سريع، وفي نهاية اليوم يجب التأكد من إرسال جميع المراجعات عبر البريد الإلكتروني، و يفضل أن يتم ذلك بطريقة آلية، إذ يقدم لك برنامج تسكين خدمة الرسائل النصية التفاعلية التي تعمل على التواصل مع النزلاء بصورة متكررة.

كذلك  عليك التحقق من الحجوزات، وضمان جودة العمل، وذلك من خلال الاطلاع على أهم التقارير اليومية التي يقدمها لك برنامج تسكين للفنادق، ومن ضمنها الآتي:

  • تقرير الحجوزات: هو تقرير يضم كافة التفاصيل التي تخص الحجوزات، وهو أمر هام للغاية حتى تتأكد من تسديد كافة المستحقات المالية.
  • تقرير آراء النزلاء: وهو تقرير يتم عمله بعد الإطلاع على جميع المراجعات و ذلك للتعرف على نقاط القوة والضعف في الفندق الخاص بك.

6. الاستعداد لليوم التالي

وبعد الانتهاء من جميع الأمور السابق ذكرها، حان الوقت للقيام بذلك مرة أخرى للاستعداد لليوم التالي، ولكن قبل ذلك، عليك التأكد من تنفيذ جميع المهام، وفي حالة تأخر أحد المهام، يمكن إضافتها في خطة اليوم التالي حتى يتم إتمامها بصورة كاملة.

تدريب موظفيك

أفضل طريقة لتحسين موظفي مكتب الاستقبال هي تدريبهم و دعمهم بشكل صحيح، إذ يساعدك الموظفون الذين يمكنهم اتخاذ القرارات السريعة و الاستجابة للحالات بفعالية في استمرار نجاح الفنادق الخاصة بك.فتأكد من أن لديك خطة موثقة جيدًا لتدريب الأشخاص على عملياتك بكل سهولة، مما يحسن من سير العمل.

التحدث إلى موظفيك وإجراء تغييرات

من بين أهم الأمور التي تساعدك على تحسين مكتبك الأمامي هو التحدث إلى موظفيك و إخبارهم بالمستجدات ليبقوا على اطلاع، فلن تظل كل عملية فعالة طوال الوقت حيث أن العمل يحتاج دائما للتحديث.

و من المهم إجراء التغييرات اللازمة مع مرور الوقت و على حسب الحاجة، فأثناء تنفيذ خطط جديدة و تتبع التقدم المحرز، ستجد طرقًا جديدة و أفضل لإدارة مكتبك الأمامي، و هنا يساعدك برنامج تسكين للفنادق في إدارة أعمالك من خلال شاشة الحجوزات و التي هي سهلة الاستخدام و تمكنك من تنسيق العمل بسهولة.

استخدام أفضل الأدوات

تتطلب إدارة الممتلكات في هذا العصر منتجات وبرامج أكثر تطورًا، فإن إدارة العديد من قنوات التوزيع و الحجوزات الواردة و سمعتك عبر الإنترنت و أسئلة العملاء و المهام الأخرى تتطلب الكثير من العمل و الجهد. و بدون استخدام الأدوات المناسبة، فإن مالكي المنشآت الفندقية سوف يغرقون و يعرضون أنفسهم للخطر. و لتحسين عملية مكتبك الأمامي، امنح موظفيك الأدوات التي يحتاجونها للتعامل مع الحجوزات وتسجيل عمليات الوصول و المغادرة وطلبات الضيوف وقدرات نقاط البيع وما إلى ذلك.

وبالطبع، يمكنك القيام بكل هذا من خلال برنامج تسكين للفنادق الذي يستند إلى مجموعة من أنظمة الإدارة التي تمكنك من إدارة المستخدمين، وإدارة الحجوزات والأسعار، إلى جانب عمل التقارير الهامة و غيره.

والخلاصة هي أن جميع موظفيك و ضيوفك يستفيدون من عمليات مكتب الاستقبال المحسنة التي يقدمها لك برنامج تسكين للفنادق، بداية من إدارة المشكلات وحتى المهام اليومية، لذا من المهم إلقاء نظرة ديناميكية على كيفية عمل الفنادق الخاصة بك، واختيار الأفراد والبرامج الذين يديرون فندقك بشكل صحيح لضمان نجاح عملك.